Без автоматизации закупок аптекам не обойтись

На эффективность аптечных продаж влияют правильные закупки, которые должны покрывать весь аптечный ассортимент, цифровизация которых включает структурированные и унифицированные данные и надежные инструменты. Об автоматизации закупок, проводящихся аптечными сетями, формировании заявок с электронным документооборотом и возможностями аналитики МА рассказывает Дмитрий Сытин, первый заместитель генерального директора «Центра развития электронных торгов» (ЦРЭТ), руководитель платформы «Фармика». 

Расскажите об особенностях автоматизации систем закупок и необходимости создания цифровых платформ для их проведения.

В аптечном бизнесе, как и в любом другом, эффективность закупок напрямую влияет на прибыльность и способность удовлетворять потребности покупателей. Однако фармацевтический рынок имеет свои уникальные сложности. Это и широчайшая номенклатура (ассортимент ежедневной закупки может достигать 10-20 тысяч позиций), и необходимость учитывать при выборе поставщика массу дополнительных факторов (дозировки, размер упаковки, сроки годности, минимальный объем заказа, условия доставки, условия маркетинговых контрактов и многое другое). Такая большая вариативность создает ежедневную головную боль для аптечных сетей при заказе товаров, когда надо разобраться в тысячах позиций, получить точную информацию от разных поставщиков и выбрать наилучшее предложение.

Практика показывает, что несмотря на глобальный тренд на цифровизацию, уровень автоматизации в закупках аптечных сетей пока еще невысок. Процесс заказа, как правило, выглядит так: аптечная сеть получает прайс-листы от нескольких дистрибуторов, и сотрудник вручную выбирает, товар какого производителя и у кого из дистрибуторов закупить. Частично задача автоматизации закупок решается, например, через веб-сайты крупных дистрибуторов с возможностью онлайн-заказа, системы сводных прайс-листов, однако эффективность такого способа закупки достаточно низка. Кроме того, существует проблема отсутствия унифицированного каталога аптечных товаров: каждый участник рынка (производители, дистрибуторы, аптеки) ведет свой собственный каталог, часто не полный и различающийся по структуре данных. В результате один и тот же товар может иметь множество названий и разные наборы характеристик в разных системах.

Для эффективного взаимодействия и закупок необходимы «технические привязки» — связи между позициями различных каталогов, соответствующих идентичным товарам. До настоящего времени они делались вручную, что неизбежно приводило к накоплению ошибок и не полной информации. По некоторым позициям привязки могут вообще отсутствовать, и сотрудники вынуждены сами искать товары, полагаясь на свои знания. В результате нередко складывается ситуация, когда необходимый аптеке товар есть в наличии у дистрибутора, но он не попадает в заказ из-за некорректной привязки между каталогами. Либо у аптеки какое-либо наименованию привязано только к одному дистрибутору, и она привычно закупает данный товар у него, хотя у других поставщиков он предлагается на более выгодных условиях.

Ситуация усугубляется тем, что закупочные процессы в большинстве случаев не централизованы внутри аптечных сетей. В некоторых сетях заведующие каждой аптекой зачастую самостоятельно отвечают за свои закупки. Это обуславливает слабую закупочную силу: закупки идут мелкими партиями, что лишает сети возможности получить более выгодные условия. Снижается эффективность работы аптек (каждому заведующему приходится вручную формировать заказы, тратя время и ресурсы) и возникает необходимость обработки разрозненных заказов дистрибуторами. В результате дефектура может быть больше, поставки могут переноситься, в аптеках образуется отсутствие определенных препаратов, сеть несет дополнительные расходы.

Без полноценной автоматизации закупочный процесс аптечных сетей требует больших трудовых и финансовых затрат. По оценкам экспертов, только на ручной обработке и исправлении этих ошибок аптечные сети могут терять миллионы рублей ежегодно. Решением описанных проблем становится специализированная платформа для проведения закупок аптечными сетями, например, «Фармика».

Какие задачи платформа помогает решать аптекам? Как облегчает бизнес-процессы?

Мы предоставляем набор интеллектуальных инструментов, которые помогают справляться с конкретными задачами, стоящими перед аптечными сетями:

• Проводить конкурентные торги, где поставщики могут в режиме реального времени предлагать цены на товары. Это дает аптечным сетям возможность получать динамичное снижение цены дистрибутором, что ведет к существенной экономии на закупочных ценах и, как следствие, к повышению рентабельности бизнеса сети.
• Автоматизировать распределение заявки между дистрибуторами по результатам торгов с учетом большого количества настраиваемых параметров. Система позволяет заранее внести необходимые параметры закупки (предельную цену, общий и остаточный срок годности, условия доставки, маркетинговые бонусы и др.) и автоматически формировать заказ дистрибуторам на основе данных параметров.
• Автоматизировать документооборот. Система использует готовые шаблоны всех необходимых документов по результатам торгов (например, договорных) и отчетов, а также создает индивидуальные шаблоны в соответствии с потребностями конкретной сети.
• Консолидировать заказы от всех аптек в сетях, где отсутствует такой внутренний механизм, и добиваться экономии от увеличения закупочной силы.
• Получать доступ к аналитическим инструментам, которые помогают аптечным сетям лучше понимать рыночные тенденции, анализировать цены поставщиков и принимать более обоснованные решения при формировании заказов.
• В скором времени появится инструмент, позволяющий осуществлять автоматическое сопоставление товарных позиций из различных каталогов с помощью встроенного механизма на базе искусственного интеллекта: система сама будет идентифицировать одинаковые товары, даже если они представлены под разными названиями и от разных поставщиков. Точность таких привязок достигает уровня в 92-95%.

Находясь на пересечении информационных потоков между дистрибуторами, производителями и аптечными сетями, платформа агрегирует данные от всех главных игроков.

Каталог с номенклатурой аптечных товаров — ваша разработка? Вы его ведете? Где берете данные? При интеграции вашей платформы с аптечными программами со своим классификатором как решается вопрос с единой номенклатурой?

Это сложная задача. Я не могу сказать, что у нас уже есть готовый каталог. Скорее, мы работаем над его созданием, поскольку понимаем важность и актуальность этой задачи. В качестве исходных данных мы используем заявки аптечных сетей и прайс-листы дистрибуторов. Это самые правильные источники реальных данных с рынка.

Что касается решения вопроса с единой номенклатурой или привязками при интеграции с аптечными сетями, то сейчас он решается индивидуально в каждом случае. Где-то мы используем привязки аптечной сети, иногда — системы автоматизации аптечной сети, а иногда используем наши привязки.

Как аптека может подключиться к платформе? Порядок действий? С каким софтом аптеки интегрируется платформа?

У аптечной сети есть несколько способов подключиться к платформе и все они цифровые. У нас разработано несколько модулей интеграции, с помощью которых можно подключать распространенные на рынке системы автоматизации аптечных сетей. Мы совместно с партнерами уже реализовали интеграционные модули с «1С: Управление аптечной сетью» и платформой «ФармБазис». Сейчас активно прорабатываем создание такого модуля со «СмартАптекой» и еще с несколькими разработчиками систем автоматизации аптечных сетей. Второй имеющийся у нас вариант —это разработать уникальный механизм интеграции с помощью обмена XML-файлами или подключиться по API. Такой способ целесообразен, если аптечная сеть использует нетиповое ПО для своей работы. Ну и наш третий вариант — использовать механизм загрузки и выгрузки данных через файлы Excel в личном кабинете на платформе «Фармика».

Для подключения нами разработан простой план действия из 5 шагов. Любая аптечная сеть может к нам обратиться, и наша команда просто и быстро проведет техническое подключение, тестирование и обучение. Ориентировочный срок — от 2 до 8 недель.

Платформа состоит из нескольких модулей. Опишите их. Какова стоимость их установки и сопровождения?

Для аптечной сети использование платформы совершенно бесплатно. Участие дистрибуторов в торгах тоже бесплатно. Комиссию в размере 0,33% от суммы заказа платит только тот дистрибутор, кто заработал на поставке.

Платформа состоит из разных модулей, которые могут подключаться в зависимости от задачи:

• модули интеграции,
• модуль торгов,
• модуль управления критериями распределения,
• модуль консолидации потребности,
• модуль корректировки заказа,
• модуль контроля накладных,
• система аналитики,
• система подготовки документов,
• интеграция с Единой государственной системой в сфере закупок и др.

Отдельно мы не берем платы за подключение тех или иных модулей, а конфигурируем их состав в процессе подключения конкретной аптечной сети.

Обучение аптечных специалистов работе с платформой входит в ваши обязанности и цену?

Совершенно верно. Однако мы бесплатно обучаем как сотрудников аптечных сетей, так и сотрудников дистрибуторов. При этом делаем это регулярно, по мере обновления функционала или подключения новых сотрудников наших клиентов.

Дмитрий Анатольевич, вы заявляете, что внедрение платформы позволяет аптечным сетям добиваться снижения закупочных цен в среднем на 2-5%. За счет чего? Подробнее об этом.

Использование нашей платформы позволяет снизить закупочные цены прежде всего за счет перехода от заказа товаров по прайс-листам дистрибуторов с фиксированными ценами к механизму конкурентных торгов, в ходе которых поставщики имеют возможность анонимно видеть лучшее предложение конкурентов и в онлайн-режиме улучшать свои. Кроме того, аптечная сеть получает доступ к большему количеству предложений поставщиков и может выбрать наиболее выгодное из них. Сокращение времени на обработку заказов, минимизация ошибок при заказе и приемке товаров — все это ведет к прямой экономии и увеличению маржинальности.

У вас уже приличный состав клиентов. Что показал первый опыт работы с ними?

Любой клиент для нас — это уникальный, индивидуальный проект, требующий особого подхода. Для каждого из них разработана собственная библиотека проектных документов. В нашей команде работают только опытные профессионалы, которые хорошо понимают специфику требований и особенности процессов внутри каждой аптечной сети, с которой мы сотрудничаем. Мы искренне благодарны всем нашим клиентам за возможность учиться и накапливать опыт, чтобы постоянно повышать свой профессиональный уровень.

Вами заявлено, что «Фармика» — зонтичный бренд, объединяющий взаимодополняющие продукты, в том числе для частных аптек. Какие еще программные продукты планируете создавать для аптечного сегмента?

Под брендом «Фармика» объединятся:

• Платформа «Фармика» — специализированная платформа для конкурентных закупок аптечных сетей. Единственное подобное решение на рынке. Платформа позволяет добиваться дополнительного снижения закупочной цены за счет конкуренции между поставщикам лекарственных средств и медицинских изделий, а также другого ассортимента аптечных сетей.
• Сервис интеллектуальной привязки (разрабатывается) — инструмент на базе ИИ, позволяющий синхронизировать и сопоставлять каталоги и прайсы различных участников рынка — аптечных сетей, медицинских учреждений, дистрибуторов и поставщиков, что обеспечивает единообразие данных и повышает эффективность взаимодействия всех сторон.
• Отраслевой каталог (разрабатывается) — специализированный электронный каталог, включающий полную и актуальную номенклатуру разрешенных к обращению в РФ лекарственных средств, медицинских изделий, БАДов, косметики, расходных материалов для медицины, а также товаров для ветеринарии и оптики.

Над сервисом привязок и каталогом мы еще работаем, но надеемся, что в ближайшее время выведем их на рынок.